Overleg of roddel?

Met enige regelmaat vragen kerken ons advies over dilemma’s waar ze tegenaan lopen. Rondom de (pastorale) zorg voor kinderen en jongeren doen zich allerlei situaties voor die vragen om goede interne afstemming, zowel procesmatig als inhoudelijk. Dit kan lastig zijn wanneer er informele lijnen lopen richting het gezin waar de kinderen deel van uitmaken. Zeker wanneer er signalen zijn dat de ouders/verzorgers een aandeel hebben in de pastorale nood van het kind. Een intern overleg kan dan aanvoelen of overkomen als roddelen. Hoe houd je een intern overleg zuiver?

In een kerkelijke gemeenschap is er sprake van talloze relationele banden, zoals vriendschappen, familierelaties en teamvorming binnen onderdelen van de gemeente. Wanneer een casus binnen het KJP wordt besproken, kunnen deze ‘lijntjes’ rondom de KJP-leden een open houding of een eerlijke bespreking bemoeilijken of kan het ongewild invloed hebben op de relationele band. Tegelijkertijd is het juist binnen een dergelijke familiaire organisatiecultuur belangrijk dat goede analyses worden gemaakt en dat de juiste stappen worden gezet om geen onnodige schade aan te richten (ofwel door verkeerd te handelen ofwel door zaken onder het tafelkleed te vegen waardoor problemen niet worden opgelost of zelfs verergeren).

Het is dan ook cruciaal om zorgvuldig en selectief te zijn met wie welke informatie wordt gedeeld en met welk doel, in het belang van de kinderen en in het belang van de onderlinge binding en het vertrouwen binnen de kerkelijke gemeenschap. In de kerk zijn we niet als professionals vanuit een ‘zakelijke’ houding aan het werk, maar als broers en zussen die elkaar dienen en elkaar aansporen om de juiste weg te gaan. Die elkaar helpen, wat voor probleem er ook voorligt. In Psalm 78 wordt over David gesproken: ‘Van achter de zogende schapen deed Hij hem komen om te weiden Jakob, Zijn volk, en Israël, Zijn eigendom. Hij heeft hen geweid met een oprecht hart en hen geleid met een bekwame hand.’  Het weiden en leiden binnen het KJP vraagt van ons eveneens een oprecht hart en een bekwame hand. In dit artikel willen we je hiertoe wat handreikingen doen ter ondersteuning.

 

 Overzicht

De belangrijkste aandachtspunten op een rij, die we hierna verder zullen toelichten:

·         Doe alles vanuit een houding van respect, liefde en dienstbaarheid

·         Blijf bij de feiten

·         Kies zorgvuldig met wie je wat deelt en waarom

·         Bespreek casussen inhoudelijk slechts tussen pastoraal werker en supervisor

·         Vraag ouders en/of kind toestemming voor wat je wilt delen

·         Wees open en transparant over wat je met wie deelt en waarom

·         Bepaal wie ouders/kind structureel op de hoogte houdt

·         Bewaak je hart en houding voortdurend

 

Objectiviteit

In ons werk binnen de kerk hameren we voortdurend op het belang van het maken van een goede, objectieve analyse. Zonder een goede ‘diagnose’ is het tenslotte onmogelijk om een goed behandelplan op te stellen. Allerlei bijzaken, gevoelens, persoonlijke voorkeuren en ervaringen kleuren ieders beeld bij het beoordelen van een situatie. Voor een zo objectief mogelijk beeld is het belangrijk om de feiten helder te hebben en zich daar op te richten. Wanneer een casus intern wordt besproken, is het zaak om zo dicht mogelijk bij de feiten te blijven en slechts bij die feiten die relevant zijn voor wat wordt besproken of waar advies in wordt gevraagd. Door het stellen van vragen mag er toetsing plaatsvinden van wat er wordt gedeeld. Aannames, conclusies en persoonlijke meningen dienen zoveel mogelijk te worden vermeden ten einde een zo zuiver mogelijk beeld te schetsen.

We hebben twee tools ontwikkeld die helpen bij het wegen van feiten en het opstellen van een goede analyse. Wil je deze ontvangen? Stuur dan een mail naar info@raiseup.nl en we sturen je deze toe.

 

Selectiviteit

Bij een casusbespreking gaat het om heel persoonlijke informatie van mensen. Deze kan en mag niet zomaar met anderen worden gedeeld. Binnen een intern (ZAT)team mag alleen informatie worden gedeeld die noodzakelijk is voor het interne proces/besluitvorming op het terrein van alle aanwezigen. Wanneer bepaalde informatie slechts noodzakelijk is voor een deel van het team, moet je ervoor kiezen dat alleen met diegenen te bespreken.

Wanneer het gaat om inhoudelijk advies wat betreft de pastorale begeleiding, dan pleiten wij voor een één-op-één bespreking tussen pastoraal werker en supervisor. De supervisor moet iemand zijn die op (voldoende) (persoonlijke) afstand staat van het kind en het gezin. De supervisor moet zo onbevangen mogelijk kunnen meekijken en adviseren. Binnen de supervisie is er ruimte voor de pastoraal werker om zijn/haar persoonlijke mening te uiten. Het coachen van de pastoraal werker ‘als mens’ is tenslotte ook van belang voor het pastorale proces. Het doel van de supervisie is dat de pastoraal werker verder wordt bekwaamd in het bieden van de juiste pastorale zorg. De informatie die binnen de supervisie wordt gedeeld is vertrouwelijk en kan niet met anderen worden gedeeld.

 

Houding

Het gaat natuurlijk niet slechts om wélke informatie wordt gedeeld, maar ook op welke manier en met welk doel. Vanuit welke hartgesteldheid werk je? Is het vanuit een oprecht hart, zoals we aan het begin van dit document benoemden? Ons hart is arglistig en daarin schuilt een gevaar. We kunnen meerdere motieven hebben om bepaalde zaken te bespreken. De meeste zullen zuiver en oprecht zijn. Maar soms niet allemaal. Onze houding moet er één van liefde en dienstbaarheid zijn. We zijn er om naast te ander te staan en hem of haar verder te helpen. Om hem/haar te dienen. Deze liefdevolle, dienende houding zou ons moeten kenmerken. Dat betekent niet dat we makkelijk zijn, toegeeflijk of confrontatie mijdend of dat we geen dingen zeggen die een ander vervelend vindt om te horen. Het betekent wél dat alles wat we doen moet zijn omdat we het goede met de ander voor hebben.

Naast de verantwoordelijkheid om voortdurend ons eigen hart hierop te onderzoeken, vraagt het ook een bepaalde professionaliteit in de manier waarop we ons opstellen. Wanneer je een kijkje krijgt ‘achter de voordeur’ bij gezinnen, hoor en zie je dingen die je eerder niet wist. Dit beïnvloedt je beeld van het gezin. Altijd. Daarom is het van belang dat je zorgvuldig en selectief bent wie je hierin mee laat kijken. Het betekent ook dat je zelf eerlijk en objectief blijft in het bezien van de mensen. Dat je met Gods ogen naar hen blijft kijken. En dat je de informatie die je mee krijgt, niet meeneemt in jouw eigen omgang met deze mensen. Om die reden is belangrijk om op afstand te blijven van casussen die mensen betreffen uit je eigen nabije netwerk (goede vrienden, familieleden). Deze staan zo dichtbij, dat het niet te doen is om jouw eigen ervaring met deze mensen te scheiden van de informatie die je krijgt binnen het KJP. Zorg ervoor dat je binnen het KJP niet betrokken wordt bij deze casussen. In de andere gevallen zal het om casussen gaan waarbij je de betrokkenen wel op de een of andere manier zult kennen en tegen zult komen binnen de kerk. Je moet een houding kunnen aannemen waarbij de informatie die je binnen het KJP meekrijgt je omgang met deze mensen niet belemmert. Een coach of supervisor kan je helpen om in deze houding te groeien. Merk je dat je dit erg lastig blijft vinden (wat heel begrijpelijk is), overweeg dan om een positie binnen het KJP op te pakken waarbij je minder informatie binnen krijgt.

 

Transparantie en toestemming

Het betrokken kind en diens ouders (en eventueel broers/zussen) moeten weten welke informatie over hen met wie wordt gedeeld en waarom. Hierin moet binnen de gemeente transparantie ontstaan. Wanneer onduidelijk is welke mensen op de hoogte zijn van welke zaken, ontstaat er al snel een gevoel van onveiligheid. De grens met roddel is snel overschreden. De Bijbel waarschuwt meermaals voor dit gevaar wat een verwoestende werking heeft op de kerk als gemeenschap. Roddel, maar ook de schijn daarvan, moet ten alle tijden worden voorkomen.

De wet- en regelgeving rondom privacygevoelige informatie is vastgelegd binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Informatie mag niet zomaar worden vastgelegd, bewaard en/of doorgegeven aan anderen zonder uitdrukkelijke toestemming van degene wiens informatie het betreft. Het is daarom verstandig om toestemming te vragen aan de betreffende ouders (bij kinderen jonger dan zestien jaar) en eventueel het kind zelf (vanaf twaalf jaar) om de casus te bespreken met anderen. Wees hierbij duidelijk om welke informatie het gaat en met welke mensen welke informatie wordt gedeeld. Leg hierbij uit waarom je vindt dat dit nodig is. Deze stap helpt je zelf ook om hier bewuste keuzes in te maken.

Duurt een pastoraal traject langer, blijf dan open naar ouders en/of kind wat je met wie deelt en waarom. Zet dit met enige regelmaat op de agenda, zodat je deze stap niet overslaat. De casus ontwikkelt zich in de loop van de tijd en/of wellicht vind je het goed om mensen intern op de hoogte te houden van het verloop van het traject. Ook hierin geldt hetzelfde principe: maak een bewuste keuze met wie je welke informatie deelt en zorg ervoor dat ouders en/of kind hiervan op de hoogte zijn en hier toestemming voor hebben gegeven.

 

Ouders en/of kind uitnodigen bij het overleg

Je kunt overwegen om ouders en/of het kind (ouder dan twaalf jaar) bij het intern overleg uit te nodigen. In zo’n gezamenlijke bespreking kun je met elkaar afstemmen wat de situatie is, wat de hulpvraag is, waar zorgen liggen en welke mogelijkheden/wensen er zijn om daar wat aan te doen. Omdat ouders en/of kind zelf aanwezig zijn, weten zij precies wat er is besproken en met wie. Bovendien kunnen zij zelf informatie aanvullen of corrigeren en meedenken, waardoor zij zich meer gehoord voelen en meer eigen inbreng/regie krijgen. De aard van het gesprek moet zijn om samen met elkaar mee te denken als gelijken, voorkom dat ouders/kind het gevoel krijgen verhoord te worden of ter verantwoording te worden geroepen.

Zorg ervoor dat één iemand het gesprek leidt. De gespreksleider moet zo objectief mogelijk in de casus staan (en kan bijvoorbeeld niet de pastoraal werker zijn die het gezin/kind begeleidt).

Taken van de gespreksleider:

·         Opening van het gesprek:
Welkom
Aanwezigen aan elkaar voorstellen (wie is wie, waarom aanwezig).
Aanleiding en doel van het gesprek benoemen.
Gebed

·         Goed luisteren, iedereen voldoende ruimte geven voor inbreng.

·         Zorgen dat ouders en kind zich gerespecteerd, gehoord en gesteund voelen.

·         Lijn en kaders van het gesprek bewaken (doel bewaken, daarbij blijven).

·         Toon van het gesprek bewaken (respect, dienend, liefdevol).

·         Belangrijke punten samenvatten, checken of dit klopt, zorgen dat iedereen op dezelfde lijn blijft en elkaar goed begrijpt.

·         Afronding van het gesprek:
Samenvatting conclusies en belangrijke punten.
Samenvatting gemaakte afspraken.
Helderheid over wat er nu volgt en hoe eventueel dingen worden teruggekoppeld.

 

Uitzonderingen

In een aantal gevallen kun je (in goed overleg met de leiding van de kerk) ervoor kiezen om bepaalde informatie wel met anderen te delen, zonder voorafgaande toestemming van ouders en/of kind:

·         bij vermoedens van kindermishandeling en/of misbruik door ouders of binnen de familie;

·         in geval van een crisissituatie waarin acuut gehandeld moet worden;

·         wanneer het kind uitdrukkelijk vraagt om ouders (nog) niet te informeren en er gegronde redenen zijn waarom het informeren van ouders de veiligheid van en/of de hulp aan het kind zou
kunnen schaden en het intern delen van bepaalde informatie noodzakelijk is ten behoeve van de veiligheid van en/of de zorg voor het kind.

 

In geval van geen toestemming

Beslis van tevoren wat je doet wanneer ouders en/of kind geen toestemming verlenen voor het delen van informatie met anderen. Er blijven verschillende opties over, waar je in overleg met de leiding van de kerk voor kunt kiezen:

·         Investeren in veiligheid en vertrouwen zodat ouders en/of kind alsnog toestemming zullen verlenen.

·         Kiezen om desondanks toch informatie met iemand anders te delen en ouders en/of kind hiervan op de hoogte te stellen, met een toelichting waarom je hiervoor kiest. Dit kan het vertrouwen
beschadigen. Toch kan dit minder zwaar wegen dan het niet delen van de informatie. Bijvoorbeeld wanneer de gezondheid, de veiligheid of het welbevinden van ouders en/of kind dermate in
gevaar zijn dat ingrijpen noodzakelijk is. Of wanneer er sprake is van juridische verantwoordelijkheid (bijvoorbeeld wanneer het informatie betreft omtrent een ernstig misdrijf). Of wanneer
er sprake is van een geestelijke verantwoordelijkheid (de Bijbel roept ons bijvoorbeeld op om anderen erbij te betrekken wanneer we iemand onder vier ogen hebben gewezen op het begaan
van een zonde en iemand wil niet luisteren (Matt. 18:15-17)).

·         De casus anoniem voorleggen aan iemand van buiten de gemeente (ter bescherming van de vertrouwelijkheid).

·         Intern delen dat er sprake is van een casus waarin ouders en/of kind geen toestemming geven voor het delen van informatie en advies te vragen wat te doen.

·         Intern delen dat er sprake is van een casus waarin ouders en/of kind geen toestemming geven voor het delen van informatie en toch pastorale zorg verlenen.

·         De pastorale zorg te beëindigen.